Ликвидация компании: что делать с документами закрытого юрлица

В процессе работы компании, а также в ходе её ликвидации накапливается огромное количество документов, которые нельзя просто взять и выбросить. Разберёмся, что делать с этим добром, когда фирма прекратила своё существование.

Какие документы останутся

Всё будет зависеть от того, как долго организация вела свою деятельность, количества сотрудников, если таковые были, направления деятельности и многих других факторов. Примерный перечень документов, который остаётся после ликвидации юридических лиц http://амбиз.рф/likvidaciya-uridicheskogo-lica, следующий:

• документация по сотрудникам;
• договоры, контракты с партнёрами и контрагентами;
• различная корреспонденция;
• локальные документы организации;
• отчётность в ИФНС, ПФР, ФСС и др.;
• пакет учредительных документов и пр.

Закон говорит, что за хранение всех документов юрлица отвечает ликвидатор (или ликвидационная комиссия), а если предприятие ликвидируется через процедуру банкротства, то ответственность за бумаги несёт конкурсный управляющий. Эти ответственные лица должны надлежащим образом подготовить документы, а затем передать их в госархив или другое специализированное архивное учреждение.

Куда и что сдавать?

Про то, какую документацию и как подготовить, куда сдавать и сколько времени хранить, говорится в следующих законодательных актах:

• ФЗ № 125 от 22.10.2004;
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте»;
• Реестр для госструктур;
• Постановление ФКЦБ РФ № 03-33/пс от 16.07.2003 для АО;
• утверждённый Приказом N 1182 Минкультуры РФ от 31.07.2007 перечень документов;
• перечень документов для государственных структур от 15.08.1988.

Если ликвидированная организация заключала договор с государственным архивом по месту регистрации юрлица, подготовленные бумаги передаются в местный госархив. Если такого договора нет, архив примет только документы, касающиеся сотрудников фирмы. Место хранения бумаг, которые не указаны в перечне для обязательной передачи, определяет ликвидатор (при банкротстве — конкурсный управляющий). Чаще всего такие документы по акту передают учредителю или одному из собственников компании, прекращающей свою деятельность.

Сроки хранения для разных документов юридического лица тоже разные:

• если нет особо важной информации, документ хранится 3-10 лет (счета, акты, хозяйственная деятельность и др.);
• 25-75 лет хранятся сведения о работниках, бумаги, которые отражают процесс создания и ликвидации фирмы.

Если документ не передан в архив, срок его хранения нигде не прописан, лучше не избавляться от него в течение трёх лет. А по истечении срока исковой давности его можно уничтожить с помощью шредера, сжечь или отдать на уничтожение специальной организации. Помните, за нарушение правил хранения документации юридического лица предусмотрен штраф, поэтому, если объём работы большой, целесообразно нанять архивариуса.